Iedereen kan toegang vragen tot bestuursdocumenten van de stad Genk volgens het bestuursdecreet van 7 december 2018.
WAT IS EEN BESTUURSDOCUMENT
Het begrip “bestuursdocument” omvat elke vorm van informatie waarover de stad Genk beschikt. Het moet dus gaan om informatie die reeds beschikbaar is op papier (schriftelijke stukken, documenten, notulen, omzendbrieven, contracten, vergunningen, enzovoort), op elektronische dragers (bestanden, e-mails, cd-roms), op auditieve (geluidsfragmenten) of visuele dragers (film, foto, dvd). Alle documenten die een instantie bezit, komen in aanmerking, dus niet alleen de documenten die tot een eindbeslissing in een dossier geleid hebben.
De aanvraag moet betrekking hebben op bestaande documenten: je kan dus bijvoorbeeld niet vragen om:
- gegevens te verzamelen uit dossiers en daaruit een nieuw document op te maken om je aanvraag te beantwoorden,
- documenten te verwerken of te analyseren en het resultaat hiervan door te sturen,
- toekomstige documenten,
- documenten die nog in ontwerpfase zitten of nog onvolledig zijn.
PROCEDURE
Algemeen
Je kan een bestuursdocument online of schriftelijk aanvragen (per brief of per mail aan openbaarheid@genk.be). Let wel: ook bij een digitale aanvraag, moet je je postadres doorgeven.
Je kiest zelf of je een inzage, afschrift of uitleg wil bij het bestuursdocument. Je moet dit wel zelf aangeven in je openbaarheidsverzoek.
Je aanvraag wordt genoteerd in een register. Vervolgens wordt je aanvraag onderzocht.
In principe zijn alle bestuursdocumenten openbaar. De wetgeving voorziet wel een aantal uitzonderingen op deze algemene openbaarheid. Dit is het geval wanneer je aanvraag bijvoorbeeld betrekking heeft op een bestuursdocument m.b.t.:
- de persoonlijke levenssfeer van een derde,
- vertrouwelijke commerciële of industriële informatie,
- het vertrouwelijk karakter van relaties met andere overheden (federaal, internationaal, andere regio's)
- informatie die door derden werd verstrekt zonder dat ze daartoe verplicht werden en die ze uitdrukkelijk als vertrouwelijk hebben bestempeld,
- de vertrouwelijkheid binnen de instanties, nodig voor de uitoefening van administratieve handhaving, interne audits of politieke besluitvorming,
- de rechtspleging in een burgerlijk of administratief rechtsgeding (als er een rechtszaak bezig is in deze zaak)
Documenten m.b.t. een derde persoon
Sommige bestuursdocumenten kunnen op basis van het recht op privacy van de betrokkene niet openbaar gemaakt worden, tenzij de betrokkene (derde) op jouw of onze vraag hiervoor toch toelating geeft. Dus als je zelf deze toestemming van de betrokkene verkregen hebt, voeg dan zeker bij je aanvraag het bewijs daarvan toe.
Opvragen van bouwplannen
Bouwplannen zijn auteursrechtelijk beschermd tot 70 jaar na het overlijden van de architect. Een kopie van een bouwplan kan enkel en alleen afgeleverd worden aan de eigenaar van het onroerend goed. Ben je eigenaar, dan dien je bij je aanvraag volgende stukken te voegen:
- een schriftelijk bewijs van eigendom
- een ingevulde en ondertekende verklaring op eer.
Milieu en emissies
Voor milieuzaken en emissies gelden ook bijzondere regels. Wanneer je aanvraag niet of slechts gedeeltelijk kan worden ingewilligd, zal dit steeds gemotiveerd worden. Raadpleeg hiervoor https://www.vlaanderen.be/nl/vlaamse-overheid/werking-van-de-vlaamse-overheid/openbaarheid-van-bestuur/uitzonderingen-op-de-openbaarheid-van-bestuur.
Wanneer je aanvraag volledig kan worden ingewilligd, verkrijg je inzage, afschrift of uitleg van het bestuursdocument binnen de 20 dagen nadat je aanvraag werd geregistreerd. Uitzonderlijk kan deze termijn worden verlengd met 20 dagen. Hiervan word je ook schriftelijk verwittigd. De verlenging wordt ook gemotiveerd.
Ben je van oordeel dat de behandeling van je aanvraag niet correct of tijdig is gebeurd, kan je altijd beroep instellen bij de beroepsinstantie inzake de openbaarheid van bestuur (via mail: openbaarheid@vlaanderen.be of per brief, gericht aan: Departement Kanselarij en Bestuur, Beroepsinstantie openbaarheid van bestuur, Havenlaan 88, bus 20, 1000 Brussel). Je beschikt daarvoor over een termijn van dertig kalenderdagen, die ingaat op de dag nadat je je beslissing hebt ontvangen.