Ben je wetenschappelijk onderzoeker en wil je in het kader van je onderzoek bepaalde stedelijke archiefdocumenten raadplegen die in principe (nog) niet openbaar zijn? Het Archiefdecreet van 9 juli 2010 biedt je de mogelijkheid om deze archiefdocumenten toch te raadplegen, onder bepaalde voorwaarden.
Procedure
Als je toegang wil krijgen tot archiefdocumenten in het kader van wetenschappelijk onderzoek, moet je hiervoor een aanvraag indienen. Je aanvraag bevat:
- een bewijs van je identiteit;
- een vermelding van de te raadplegen archiefdocumenten;
- een uitgebreide motivering en beschrijving van de wetenschappelijke doeleinden van het onderzoek en van de onderzoeksmethoden die gebruikt zullen worden.
Evaluatie
De algemeen directeur beoordeelt je aanvraag tot toegang voor wetenschappelijke doeleinden. Hij kan de aanvraag volledig, gedeeltelijk of niet inwilligen. Hij baseert zich op de criteria die hiervoor in het Archiefdecreet zijn bepaald:
- het wetenschappelijke karakter van de onderzoeksmethode;
- de wetenschappelijke meerwaarde van de doeleinden;
- de mogelijkheid voor de zorgdrager om het ongepubliceerde onderzoeksresultaat in te kijken;
- de mate van verspreiding van het onderzoeksresultaat;
- de wijze waarop gevoelige gegevens verwerkt worden;
- de wijze waarop persoonsgegevens geanonimiseerd worden;
- de mate waarin afbreuk gedaan wordt aan de beperkingen die bij wet of decreet gesteld worden aan de openbaarheid van bestuur.
Je krijgt uiterlijk binnen 60 kalenderdagen na je aanvraag een antwoord.
Toegang voor wetenschappelijke doeleinden
Als je aanvraag werd aanvaard, zal je eerst nog gevraagd worden om een onderzoeksverklaring te ondertekenen. Pas daarna zal je de betreffende archiefdocumenten kunnen raadplegen en/of er afschrift van kunnen ontvangen.
Opgelet! De toegang voor wetenschappelijke doeleinden geldt niet voor:
- een onderzoek met louter commerciële beweegredenen;
- stamboomonderzoek (genealogie) want hiervoor geldt een specifieke procedure.
Het is het echter wel mogelijk dat bepaalde archiefdocumenten alsnog openbaar gemaakt kunnen worden via de algemene regelgeving omtrent openbaarheid van bestuur.
Tenzij je expliciet toestemming kreeg van de betrokkenen, kan de algemeen directeur bovendien geen toegang verlenen tot archiefdocumenten voor wetenschappelijke doeleinden als de archiefdocumenten:
- onderhevig zijn aan geheimhoudingsbepalingen;
- informatie bevatten die door derden vrijwillig is verstrekt en uitdrukkelijk als vertrouwelijk is bestempeld;
- vertrouwelijke commerciële en industriële informatie bevatten, die om een gelegitimeerd economisch belang te vrijwaren beschermd wordt;
- op contractuele basis werden verworven en waarvan de tijdelijke geheimhouding werd gestipuleerd.